Matbuot anjumanlari har qanday kompaniyaning PR faoliyatining muhim tarkibiy qismidir. Ularning yordami bilan ommaviy axborot vositalari va manfaatdor jamoatchilik ma'lum bir tashkilotning rasmiy vakillaridan birinchi ma'noda dolzarb ma'lumotlarni olishlari mumkin va kompaniyalar rahbariyati ular uchun eng muhim masalalar bo'yicha o'z pozitsiyalarini bildirishlari mumkin. Ammo matbuot anjumani haqiqatan ham yaxshi natijalarga erishish uchun uni to'g'ri tashkil etish kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Agar sizga matbuot anjumanini tashkil etish va o'tkazish ishonib topshirilgan bo'lsa, avvalo, qanday maqsadga erishmoqchi ekaningizni aniqlang: kompaniyangizning har qanday muvaffaqiyati haqida gapirib bering, jamoatchilik e'tiborini biron bir muammoga jalb qiling, ma'lum bir jamoat odamini g'olibona tarzda namoyish eting va hk. P. Keyin matbuot anjumani uchun joy va vaqtni tanlang. Shuni yodda tutingki, ushbu tadbirlar eng yaxshi ish haftasi o'rtasida (seshanba-chorshanba-payshanba) ertalab yoki tushdan keyin, lekin kechqurun soat 16 dan kechiktirmasdan amalga oshiriladi.
2-qadam
Kompaniyangizning tashkiliy imkoniyatlaridan va rejalashtirilgan taklif etilganlar sonidan kelib chiqqan holda matbuot anjumani o'tkazish uchun joy tanlang. Iltimos, matbuot a'zolari uchun etarli joy talab etilishini unutmang. Xonada mikrofonlar, proektsion ekranlar (agar kerak bo'lsa) va televizor kameralarini o'rnatish uchun bo'sh joy mavjudligiga oldindan ishonch hosil qiling.
3-qadam
O'zingizning tadbiringizda o'z vakillarini ko'rishni istagan ommaviy axborot vositalari va tashkilotlarning ro'yxatini tuzing. Rejalashtirilgan tadbirdan kamida ikki hafta oldin press-relizlar va taklifnomalarni tayyorlang va yuboring. Taklifnomalar yuborilgandan so'ng, manzilga shaxsan qo'ng'iroq qilib, ularning matbuot anjumanida qatnashish yoki qatnashmaslik to'g'risida qaror qabul qilish tavsiya etiladi. Shunday qilib, siz nafaqat kelajakdagi mehmonlar sonini aniqlab berasiz, balki odamlar bu haqda unutgan bo'lsa yoki sizning press-relizingizni olmagan bo'lsa, o'zingizning tadbiringiz haqida qo'shimcha ravishda eslatib o'tasiz.
4-qadam
Kelajakdagi barcha matbuot anjumanlari ishtirokchilari uchun kerakli taqdimot materiallarini tayyorlang. Ishtirokchining to'plamiga odatda press-relizning nusxasi, to'liq ism-shariflari va lavozimlari bilan matbuot anjumanida so'zga chiqadigan mansabdor shaxslarning ro'yxati, kun tartibi (nutq tartibi va mavzulari), reklama va reklama materiallari kiradi. Agar har bir ishtirokchi uchun barcha taqdimot materiallari tashkilot logotipi tushirilgan korporativ papkada bitta to'plam sifatida yaratilgan bo'lsa, yanada yaxshi ko'rinadi.
5-qadam
Agar siz ishtirokchilar uchun akkreditatsiyani joriy qilishni rejalashtirmoqchi bo'lsangiz, ularga bu haqda oldindan xabar bering va buning uchun qanday ma'lumot kerakligini (ism, lavozim, pasport ma'lumotlari va boshqalarni) aytib bering. Barcha ishtirokchilar uchun nom nishonlarini va ma'ruzachilarning ismlari va sarlavhalarini ko'rsatadigan jadvallarga qo'yiladigan kartalarni oldindan tayyorlang. Agar matbuot anjumani etarlicha uzoq muddatga rejalashtirilgan bo'lsa, unda uning ishtirokchilari uchun qulay shart-sharoitlar mavjudligiga ishonch hosil qiling: ichimliklar va gazaklar bilan jihozlangan bufet, chekish xonalari va hojatxonalar, dam olish vaqtlarini belgilang.
6-qadam
Matbuot anjumanidan so'ng, tashrif buyurgan ommaviy axborot vositalari tahririyatlari bilan bog'lanib, natijada olingan materiallar haqida so'rashni unutmang. Oldindan kelishilmagan bo'lsa, nashrlarning nusxalarini so'rang.
