Agar sizning tashkilotingiz ilmiy konferentsiyani o'tkazish uchun mas'ul bo'lgan yoki tayinlangan bo'lsa, bu nafaqat sharafli vazifa, balki barcha kichik narsalar hisobga olinishi kerak bo'lgan katta tashkiliy ishdir.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Konferentsiyaning tashkiliy qo'mitasini tuzing, uning tarkibi buyurtma asosida aniqlanadi. Qo'mita a'zolarini boshqarish va muvofiqlashtirish uchun rais tayinlang. Konferentsiyaning o'tkazilish vaqtini va tashkil etilgan qo'mita shartlarini aniqlang. Buyurtmada, uning a'zolari bo'lgan xodimlar uchun qanday to'lashingizni aks ettiring. Konferentsiya to'g'risida e'lonni yuboring va qo'shimchada ma'ruzalarga qo'yiladigan talablar, tezislar hajmi va ularni topshirish muddati ko'rsatilgan.
2-qadam
Moliyalashtirish manbalari to'g'risida qaror qabul qiling, bu byudjetdan maqsadli moliyalashtirish, homiylik va konferentsiya ishtirokchilarining mablag'larini jalb qilish.
3-qadam
Barcha konferentsiya ishtirokchilariga taklifnomalar va konferentsiyaning rejalashtirilgan dasturlarini yuboring. O'zlarining ilmiy ishlanmalari va tadqiqot natijalarini hamkasblari bilan baham ko'rishga tayyor bo'lgan ishtirokchilar va ma'ruzachilar soni to'g'risida qaror qabul qiling. Ishtirokchilardan mehmonxona xonasini bron qilish va bron qilish zarurligini so'rang.
4-qadam
Hisobotlarning tezislarini alohida risolada nashr etish uchun bosmaxona bilan kelishib oling va agar kerak bo'lsa, tadbir dasturini qatnashchilarga tarqatish uchun buyurtma bering, ularning nomlari, bosh harflari va tashkilot nomi ko'rsatilgan nishonlarni.
5-qadam
Ishtirokchilar soniga muvofiq sizga qancha xona kerakligini aniqlang va shu kabi tadbirlarni o'tkazish uchun jihozlangan maxsus xonani ijaraga oling. Qaysi uskunani qo'shimcha ravishda jihozlash kerakligini o'ylab ko'ring, kerakli miqdordagi kompyuter rozetkalari, proektsion ekranlar va hokazolarning mavjudligini tekshirib ko'ring.
6-qadam
Konferentsiya dasturini o'ylab ko'ring, agar kerak bo'lsa, uni bo'limlarga bo'ling. Bunday bo'limlarni qaerda o'tkazish mumkinligini ko'rib chiqing. Konferentsiya mehmonlari, tashkilotchilari va dastur ishtirokchilarining nutqlarini ko'rib chiqing. Konferentsiya ishtirokchilari uchun ish yuritish vositalariga buyurtma berish - nishonlar, bloknotlar va ruchkalar odatiy hisoblanadi.
7-qadam
Konferentsiya qatnashchilariga nishonlar bilan birga topshiriladigan hujjatlar to'plamlari, reklama materiallari va ish yuritish materiallarini yarating.
