Hujjatlarni bir necha usul bilan imzolash mumkin. Uning dizayni hujjat turiga bog'liq va boshqaruv hujjatlari va federal qonunlarning davlat standartlari bilan belgilanadi.
"Imzo" va "ro'yxat" so'zlari paronimlar, ya'ni ovozi o'xshash bir xil ildiz so'zlari. Imzo - bu familiyaning qo'lda yozilgan imlosi, hujjatni tasdiqlash uchun shaxsiy belgi, u barmoq izi kabi individualdir. Imzoisiz hujjat haqiqiy emas deb hisoblanadi. Rassomlik esa devorlarni, idish-tovoqlarni, matolarni va boshqalarni bezatuvchi bezak yoki syujetli rasmdir. Masalan, "Xoxloma ostida" rasm. Qonunchilikdagi "imzo ostida" iborasi "imzo" fe'lining ma'nosida ishlatiladi. Faksimile (fac simile - shunga o'xshash ishlarni bajarish) bu muhr, klişe bo'lib, uning yordamida ko'plab hujjatlarni imzolagan shaxsning o'z qo'li bilan imzosi takrorlanadi. U moddiy javobgarlikni anglatmaydigan katta hajmdagi hujjatlar - sertifikatlar, xatlar bilan ta'minlangan. Faksimile katta ish oqimiga ega bo'lgan kompaniyalarda talabga ega, bu erda menejer barcha qog'ozlarga shaxsiy imzo qo'yishga qodir emas. Rossiya Federatsiyasining Fuqarolik Kodeksiga binoan faksimile hujjatlari qonuniy kuchga ega. Faksimildan rasmiy hujjatlarda foydalanish tavsiya etilmaydi. Qattiq hisobotning ba'zi hujjatlariga klişe qo'yish qonun bilan taqiqlangan. Shaxs hujjatga imzo qo'yadi. Faksni bunday harakatni amalga oshirishga vakolatli har qanday shaxs etkazib berishi mumkin. Tashkilotda kliklarni saqlash va ulardan foydalanish tartibi odatda mahalliy hujjatda - qoidalarda, ko'rsatmalarda belgilanadi. Unda faksimile o'rnatilishi mumkin bo'lgan hujjatlar ro'yxati ko'rsatilgan va vazifalariga klişe xavfsizligini ta'minlash va undan foydalanishni o'z ichiga olgan shaxs yoki shaxslar guruhi aniqlangan. Bundan tashqari, ushbu tartibni buzganlik uchun javobgarlik belgilanadi. Elektron texnologiyalar rivojlanishi bilan elektron imzo paydo bo'ldi. Bunday imzo bilan imzolangan raqamli hujjat hujjatni qog'ozga rasmiylashtirish talab qilinmagan hollarda tan olinadi. Elektron imzolardan foydalanish masalalari "Elektron raqamli imzo to'g'risida" Federal qonun bilan tartibga solinadi.
